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Como preencher uma nota fiscal

Por Douglas Felix França. Atualizado: 19 março 2019
Como preencher uma nota fiscal
Imagem: grafibrindes.com.br

Dentre as obrigações fiscais que acompanham as atividades empresariais, a emissão de nota fiscal é talvez a mais importante, pois registra a operação do negócio e demonstra detalhadamente a origem das receitas obtidas. Além disso, nela são lançados os impostos recolhidos sobre a operação, e são de grande importância para prestação de contas junto aos órgãos responsáveis pela fiscalização das atividades empresariais.

Nos tópicos a seguir, umComo.com.br mostra as informações necessárias para preencher uma nota fiscal de qualquer operação, bem como algumas específicas para comércio, e prestação de serviços ao consumidor.

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Número de Controle

Os números de série das notas são muito importantes para seu controle, bem como para a prestação de contas. Basta inserir no topo da nota uma sequência numérica que permita o acompanhamento de todas as notas emitidas, acompanhado das respectivas datas de emissão.

Papel Timbrado

A identificação da emissão das notas fiscais normalmente é representada na parte superior do documento, onde será colocado o “timbre” – que nada mais é do que os dados básicos da empresa emitente. Devem constar, minimamente, os seguintes dados:

  • Razão Social e/ou Nome Fantasia;
  • Logomarca, se houver;
  • CNPJ, quando houver;
  • Endereço completo – logradouro, n°, bairro, CEP, cidade e estado;
  • Dados de contato – telefones, e-mail, etc.

Natureza da Operação

Esse campo corresponde ao grupo de enquadramento da operação de que trata o documento. Ex. Venda de mercadoria.

CFOP

De acordo com o teor da operação descrita na nota, esta deve receber um número correspondente ao Código Fiscal de Operações e Prestação – CFOP. Mantendo o exemplo descrito no tópico anterior – venda de mercadoria – o código atribuído para a operação pode variar entre os números 5.100 e 5.125, segundo a legislação vigente.

Dados do Cliente

No corpo da nota fiscal, devem constar imprescindivelmente os dados relativos ao comprador, ou tomador do serviço. Basicamente, as informações necessárias são:

  • Nome ou razão social do cliente;
  • Endereço completo;
  • CPF ou CNPJ do cliente.

Descrição da Operação

Como o tópico sugere, nesta etapa será detalhada a operação em si – razão de ser da respectiva nota fiscal. Nesse campo serão apontados os produtos ou serviços de maneira formal e clara, com as informações a seguir:

  • Código do produto;
  • Forma de apresentação – unidade, conjunto, peça, etc.;
  • Descritivo técnico do modelo, quando se fizer necessário;
  • Quantidade adquirida;
  • Preço – unitário e total;
  • Impostos incidentes – com o apontamento da respectiva alíquota, base de cálculo, e valor cobrado.
  • Frete e seguro – quando for o caso;
  • Data – da efetiva entrega do produto ou prestação do serviço, preferencialmente, protocolado pelo cliente.
  • Valor total – somatória dos valores dos itens acima, considerando eventuais acréscimos e descontos, quando houver.

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