Posso autenticar documentos de outra pessoa?

Caso um parente ou amigo seu precise de uma autenticação, mas esteja impossibilitado de ir pessoalmente ao cartório, você pode autenticar documentos de outra pessoa, desde que ela tenha cadastro, com reconhecimento de firma, no cartório no qual será feita a autenticação. Do contrário, a pessoa deverá comparecer ao cartório para fazer primeiro o registro da firma, para só depois solicitar a autenticação do documento.

Ao apresentar o original e a cópia do documento do terceiro para quem você está pedindo a autenticação, você deve saber o nome completo da pessoa e estar de posse do RG dela para que o agente notorial possa procurar pelo registro da firma da pessoa. Após isso, o atendente fará a análise de veracidade e fidelidade e o escrevente vai finalizar a autenticação do documento.

Em um procedimento de autenticação de documentos se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor^[1]. Assim, essa reprodução passa a ter o mesmo valor legal. Ao ir a um cartório, o tabelião irá comparar se a cópia reflete igualmente ao documento original e validará a sua autenticidade e a veracidade da reprodução.

Os responsáveis pela autenticação de documentos devem possuir fé pública, que protege a veracidade dos documentos, tornando a informação ali presente incontestável. É o caso de tabeliões, escreventes e, desde a lei da desburocratização, dos funcionários públicos.

A autenticação de documentos foi desenvolvida em uma época quando não havia a digitalização e as pessoas se viam na necessidade de andar com uma cópia verdadeira e reconhecida dos seus documentos, deixando os originais guardados em casa, para evitar possíveis perdas ou furtos.

Como autenticar um documento

O processo é simples e não demanda grandes trocas de informações e na qual basta você apresentar o documento original referente à cópia que deseja autenticar e o documento de identidade — este apenas para controle do cartório. Ainda nesse processo, há um detalhe importante: uma cópia autenticada não poderá servir para outra cópia autenticada, somente o original pode ser copiado^[2].

A autenticação pode ser feita tanto por pessoa física quanto jurídica e existem dois tipos de autenticação: a física, que é a realizada no cartório, onde o agente notorial faz a conferência visual do original e a cópia; e a online, na qual utiliza-se um sistema de autenticação digital para o envio das documentações.

No caso dessa autenticação eletrônica, é necessário que a pessoa possua um certificado digital, uma assinatura digital que substitui o reconhecimento de firma — instrumento que atesta que a assinatura constante de um documento é de determinada pessoa. Assim, a autenticação eletrônica pode ser feita a partir do sistema e-Notariado, dificultando a ocorrência de crimes de estelionato e falsificação de documentos.

Desde 2018, foi instituída a Lei n.º 13.726, também conhecida como lei da desburocratização, para racionalizar atos e procedimentos administrativos e flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e outros procedimentos burocráticos, como o reconhecimento de firma^[3]. Com essa lei, a autenticação passa a ser dispensável nas relações com os órgãos públicos, desde que o interessado apresente os documentos originais para conferência.

Mesmo que a Lei n.º 13.726 tenha tirado a obrigatoriedade de autenticação de documentos para os órgãos públicos, ainda existem tipos de documentos que normalmente as pessoas gostam de apresentar autenticados, mesmo que agora baste mostrar a certeira de identidade para verificar a veracidade e a validade legal da cópia. São eles:

• Balanços;
• Certidões de nascimento;
• Certidões de casamento;
• Certidões negativas;
• Certificado de conclusão;
• Contratos sociais;
• Diplomas;
• Documento de identidade;
• Históricos escolares.

Ainda, recomenda-se que você ainda autentique os seus documentos nas ocasiões de: constituição de empresa; compra e venda de imóveis; abertura de contas bancárias; matrícula em instituições públicas ou efetivação em cargos públicos.

Por outro lado, há tipos de documentos os quais você não conseguirá autenticar por se enquadrarem nos casos em que há qualquer impossibilidade de verificação junto ao original. São eles:

• Com ofensas a terceiros ou à lei;
• Com registro feito em papel térmico ou a lápis;
• Produzidos em língua estrangeira, salvo aqueles que trouxerem, anexa, uma tradução feita por um tradutor público;
• Emitidos pela internet sem carimbo ou assinatura do órgão responsável;
• Injustificáveis, papéis em branco ou com espaços sem descrição;
• Jurídicos assinados por pessoas sem poderes ou não autorizadas em contrato social;
• Rasurados ou adulterados.

O custo de autenticar um documento pode variar significativamente dependendo de vários fatores, incluindo o tipo de documento, o país em que você está localizado e o método de autenticação que você deseja usar. Aqui estão algumas informações gerais sobre os possíveis custos envolvidos em autenticar um documento:

• Tipo de documento: o custo de autenticar um documento pode variar com base no tipo de documento. Documentos mais complexos, como diplomas acadêmicos ou documentos legais, podem exigir mais trabalho e, portanto, custar mais para autenticar.
• Taxas de notarização: se o documento exigir notarização, você precisará pagar as taxas de um notário público. O custo da notarização varia de acordo com a jurisdição e o notário em questão.
• Taxas de autenticação: em alguns casos, você precisará autenticar um documento por meio de uma autoridade competente ou agência governamental. Essa autenticação pode envolver taxas administrativas.
• Taxas de tradução: se o documento estiver em um idioma diferente daquele do país em que você está autenticando-o, poderá ser necessário traduzi-lo. As taxas de tradução variam com base na complexidade do documento e no idioma.
• Custos de correio: se você precisar enviar o documento autenticado a um destinatário, também deverá considerar os custos de envio.
• Agilidade: alguns países oferecem serviços de autenticação mais rápidos, que geralmente têm um custo mais elevado. O tempo de processamento pode afetar o preço.
• Custos legais: em casos mais complexos, como a autenticação de documentos legais para uso em tribunais estrangeiros, podem ser necessários serviços legais adicionais, o que pode aumentar os custos.

Para obter uma estimativa precisa dos custos de autenticação de um documento específico, recomenda-se entrar em contato com a autoridade competente ou agência responsável pela autenticação de documentos no país em questão.

Essas autoridades geralmente fornecem informações sobre os procedimentos e as taxas envolvidas. Esteja ciente de que os custos podem variar significativamente de um lugar para outro e dependem da natureza do documento e de suas necessidades específicas.

Ao chegar no cartório você deverá apresentar o documento em bom estado de conservação. No caso de contratos, esses devem estar na íntegra. O atendente notorial então irá analisar o documento. Será tirada uma cópia do documento e ela será comparada ao original para atestarem a sua veracidade e fidelidade ao original. Tudo estando de acordo, o documento será selado, carimbado e assinado pelo escrevente. Após autenticada, a cópia terá a mesma validade do documento original, desde que ele permaneça sem alterações.

No cartório, será cobrada uma taxa para essa autenticação, cujo valor varia de acordo com o número de páginas a serem autenticadas. Segundo previsto no Projeto de Lei do Senado (PLS) 144/2016, se você possuir uma declaração de próprio punho se autodeclarando de baixa renda, você poderá requisitar isenção dessa taxa.

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