Como fazer uma planilha de gastos
Lidar com dinheiro, com controle financeiro, nem sempre é algo fácil de fazer. As contas se acumulam, são despesas atrás de despesas e, ao fim do mês, a fatura do cartão de crédito chega. Muitas pessoas não sabem como administrar suas finanças e acabam perdendo o controle dos seus gastos pessoais.
Para evitar ouvir dentro da sua cabeça aquela música antiga “dinheiro na mão é vendaval” e aprender a controlar melhor as suas finanças pessoais, leia este artigo do umCOMO e descubra como fazer uma planilha de gastos.
Por que fazer uma planilha de gastos
A planilha de gastos é uma valiosa ferramenta para gerir atividades financeiras, sejam elas individuais ou familiares, ou para administrar fluxos financeiros de empresas. Nela você deve inserir todos os dados referentes às suas receitas e despesas. Exemplificando, todo dinheiro que entra em conta e todo o que sai deve ser contabilizado na planilha.
Como forma de controle de orçamento, as planilhas permitem que você tenha uma visão macro das atividades financeiras. Ao fazer o fluxo de gastos, você saberá para onde vai o dinheiro e poderá identificar em que áreas e quando será necessário fazer corte de gastos. Se bem estruturada, ela te ajuda a reduzir ou controlar custos e a organizar e planejar investimentos.
De acordo com a XP Investimentos[1], a planilha de gastos “ajudará a entender melhor os seus hábitos de consumo e encontrar melhores formas de atingir as suas metas”.
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Tipos de planilhas de gastos
- Diária: controla as entradas e saídas do dia a dia e pode dar insights de onde é possível economizar;
- Mensal: com este tipo de planilha você já consegue ter projeções do seu cenário financeiro ou da situação da sua empresa. Com ela, você já consegue planejar investimentos e estratégias;
- Fluxo de caixa: esta já apresenta uma previsibilidade dos gastos e te ajuda a entender o capital de giro da empresa. Além disso, ela te dá mais segurança nas tomadas de decisões financeiras e de investimentos.
O que devo colocar na minha planilha de gastos
Apesar de existirem diversos modelos para você baixar e preencher, aqui te ensinamos a como fazer uma planilha de gastos personalizada, adequada à sua realidade, de sua família ou da sua empresa.
O Serasa[2] aconselha que o preenchimento da planilha de gastos deve se tornar rotina. Para isso, você deve inserir dados novos na sua planilha sempre que possível e também guardar os registros e comprovantes das despesas em local de fácil acesso.
Ainda, você deve manter a planilha sempre atualizada. Para isso, ao final de cada dia ou mês, some todos os seus gastos daquele período e diminua do total da sua renda. Para maior amplitude do seu controle, a sua planilha deve ser detalhada e conter o máximo de informações financeiras que você julgar pertinente. Isso inclui:
- Todas as contas pequenas ou grandes, incluindo parcelamentos e financiamentos. Com detalhamento das despesas fixas, independente do valor;
- Inclua as despesas variáveis, cujo valor muda dependendo do mês ou que não são necessariamente mensais;
- Qualquer entrada de dinheiro, por exemplo, salário, extras, bonificações;
- Economias ou valores poupados após o pagamento das contas;
- Metas e objetivos financeiros.
Neste outro artigo você vai aprender como ser mais organizado com dinheiro.
Como fazer uma planilha de gastos no Excel
A seguir veja o passo a passo para fazer uma planilha de gastos no Excel. Lembrando que estas são instruções gerais que podem ser adaptadas a qualquer realidade financeira.
- Comece preenchendo todos os meses do ano. Assim, apesar de você fazer os lançamentos de entradas e despesas mensais, você terá uma visão anual de todos os seus gastos e, se desejar, pode incluir projeções;
- Depois você vai dividir a planilha em categorias. As mais usuais são quatro:
- A primeira categoria é a de Entradas, ou receitas. Aqui você colocará tudo que compor o seu orçamento, tudo o que for renda. Por exemplo: salário líquido; comissões; vales, entre outros valores;
- Pule uma linha da tabela e crie uma categoria de Investimentos, mesmo que em um primeiro momento ela não seja utilizada;
- Salte outra linha e inclua a categoria de Gastos Fixos ou essenciais, que são as despesas com valores e cobranças invariáveis mensais;
- A quarta categoria é a de Gastos Variáveis que são todos aqueles não essenciais à sua sobrevivência;
- Em seguida, na linha ao lado das células de cada categoria, insira a fórmula =SOMA e selecione todos os valores referentes àquela categoria. Exemplo: =soma(B3:B7). Aperte Enter para o Excel automaticamente somar os valores;
- Replique essa fórmula para todos os meses;
- Lembre-se de selecionar as células que contêm valores e alterar o estilo para Moeda. Para isso, na aba Início do Excel, clique em Geral e faça a alteração;
- Ao final da tabela, adicione uma linha onde você colocará o Total. Nesta linha será feito o balanço dos gastos. Desta forma, ao lado da célula Total você digitará “=” (sem aspas) seguido da célula contendo o total das entradas, o sinal “-“ (sem aspas), e depois todas as células de gastos e investimentos. Clique em Enter para verificar o resultado. Exemplo: =B2-B8-B14-B22
Segundo a especialista em finanças pessoais, Veridiana Lopes[3], é interessante colocar um teto de gastos por categoria. Essa é a melhor forma de você se organizar financeiramente. Ela orienta que o cartão de crédito em si é uma forma de pagamento e não um gasto. Já os gastos mensais de cartão, como academia, por exemplo, devem ser lançados nos meses de pagamento.
Como fazer uma planilha de gastos no Google Sheets
Diferente do Excel, o Google Sheets permite que você acesse a sua planilha online pela internet, computador ou celular. Sem contar que ela é compartilhável, podendo ser editada por mais de uma pessoa.
Para fazer uma planilha pelo Google Sheets, siga os passos a seguir:
- Abra o Google Sheets e, na barra superior, clique em Iniciar nova planilha Em Branco;
- No canto superior esquerdo nomeie a sua planilha;
- Coloque os meses do ano em cada coluna e crie as categorias Entradas, Investimentos, Gastos Fixos e Gastos Variáveis;
- Adicione ao lado das células das categorias a fórmula =SOMA e selecione todos os valores relativos àquela categoria. Aperte o Enter para o resultado. Exemplo: =SOMA(C3:C7)
- Replique essa fórmula para todos os meses;
- Ao final da planilha, inclua a célula Total e ao lado dela aplique a fórmula “=” (sem aspas) seguido da célula contendo o total das entradas, o sinal “-“ (sem aspas), e depois todas as células de gastos e investimentos. Clique em Enter para verificar o resultado. Exemplo: =B2-B8-B14-B22
Para compartilhá-la com terceiros, basta ir ao Google Drive, na opção Documentos, escolher Planilhas, clicar no documento que você quer e selecionar Compartilhar. Ao fazer dessa forma, você controla quem poderá editar, comentar ou apenas abrir o arquivo[4].
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- Planilha de gastos: Saiba como organizar suas finanças. Disponível em: <https://conteudos.xpi.com.br/web-stories/como-fazer-planilha-de-gastos/>. Acesso em 10/05/2023.
- O que é e como montar uma planilha de gastos. Disponível em: <https://www.serasa.com.br/score/blog/o-que-e-e-como-montar-uma-planilha-de-gastos/>. Acesso em 10/05/2023.
- Planilha de Gastos: como fazer seu controle financeiro. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=fxkAvkcNPp8&t=135s/>. Acesso em: 10/05/2023.
- Compartilhar arquivos do GoogleDrive. Disponível em: <https://support.google.com/docs/answer/2494822?sjid=3122130429480663232-SA/>. Acesso em 10/05/2023.