Como fazer uma planilha de gastos

A planilha de gastos é uma valiosa ferramenta para gerir atividades financeiras, sejam elas individuais ou familiares, ou para administrar fluxos financeiros de empresas. Nela você deve inserir todos os dados referentes às suas receitas e despesas. Exemplificando, todo dinheiro que entra em conta e todo o que sai deve ser contabilizado na planilha.

Como forma de controle de orçamento, as planilhas permitem que você tenha uma visão macro das atividades financeiras. Ao fazer o fluxo de gastos, você saberá para onde vai o dinheiro e poderá identificar em que áreas e quando será necessário fazer corte de gastos. Se bem estruturada, ela te ajuda a reduzir ou controlar custos e a organizar e planejar investimentos.

De acordo com a XP Investimentos^[1], a planilha de gastos “ajudará a entender melhor os seus hábitos de consumo e encontrar melhores formas de atingir as suas metas”.

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• Diária: controla as entradas e saídas do dia a dia e pode dar insights de onde é possível economizar;
• Mensal: com este tipo de planilha você já consegue ter projeções do seu cenário financeiro ou da situação da sua empresa. Com ela, você já consegue planejar investimentos e estratégias;
• Fluxo de caixa: esta já apresenta uma previsibilidade dos gastos e te ajuda a entender o capital de giro da empresa. Além disso, ela te dá mais segurança nas tomadas de decisões financeiras e de investimentos.

Apesar de existirem diversos modelos para você baixar e preencher, aqui te ensinamos a como fazer uma planilha de gastos personalizada, adequada à sua realidade, de sua família ou da sua empresa.

O Serasa^[2] aconselha que o preenchimento da planilha de gastos deve se tornar rotina. Para isso, você deve inserir dados novos na sua planilha sempre que possível e também guardar os registros e comprovantes das despesas em local de fácil acesso.

Ainda, você deve manter a planilha sempre atualizada. Para isso, ao final de cada dia ou mês, some todos os seus gastos daquele período e diminua do total da sua renda. Para maior amplitude do seu controle, a sua planilha deve ser detalhada e conter o máximo de informações financeiras que você julgar pertinente. Isso inclui:

• Todas as contas pequenas ou grandes, incluindo parcelamentos e financiamentos. Com detalhamento das despesas fixas, independente do valor;
• Inclua as despesas variáveis, cujo valor muda dependendo do mês ou que não são necessariamente mensais;
• Qualquer entrada de dinheiro, por exemplo, salário, extras, bonificações;
• Economias ou valores poupados após o pagamento das contas;
• Metas e objetivos financeiros.

Neste outro artigo você vai aprender como ser mais organizado com dinheiro.

A seguir veja o passo a passo para fazer uma planilha de gastos no Excel. Lembrando que estas são instruções gerais que podem ser adaptadas a qualquer realidade financeira.

1. Comece preenchendo todos os meses do ano. Assim, apesar de você fazer os lançamentos de entradas e despesas mensais, você terá uma visão anual de todos os seus gastos e, se desejar, pode incluir projeções;
2. Depois você vai dividir a planilha em categorias. As mais usuais são quatro:
3. A primeira categoria é a de Entradas, ou receitas. Aqui você colocará tudo que compor o seu orçamento, tudo o que for renda. Por exemplo: salário líquido; comissões; vales, entre outros valores;
4. Pule uma linha da tabela e crie uma categoria de Investimentos, mesmo que em um primeiro momento ela não seja utilizada;
5. Salte outra linha e inclua a categoria de Gastos Fixos ou essenciais, que são as despesas com valores e cobranças invariáveis mensais;
6. A quarta categoria é a de Gastos Variáveis que são todos aqueles não essenciais à sua sobrevivência;
7. Em seguida, na linha ao lado das células de cada categoria, insira a fórmula =SOMA e selecione todos os valores referentes àquela categoria. Exemplo: =soma(B3:B7). Aperte Enter para o Excel automaticamente somar os valores;
8. Replique essa fórmula para todos os meses;
9. Lembre-se de selecionar as células que contêm valores e alterar o estilo para Moeda. Para isso, na aba Início do Excel, clique em Geral e faça a alteração;
10. Ao final da tabela, adicione uma linha onde você colocará o Total. Nesta linha será feito o balanço dos gastos. Desta forma, ao lado da célula Total você digitará “=” (sem aspas) seguido da célula contendo o total das entradas, o sinal “-“ (sem aspas), e depois todas as células de gastos e investimentos. Clique em Enter para verificar o resultado. Exemplo: =B2-B8-B14-B22

Segundo a especialista em finanças pessoais, Veridiana Lopes^[3], é interessante colocar um teto de gastos por categoria. Essa é a melhor forma de você se organizar financeiramente. Ela orienta que o cartão de crédito em si é uma forma de pagamento e não um gasto. Já os gastos mensais de cartão, como academia, por exemplo, devem ser lançados nos meses de pagamento.

Diferente do Excel, o Google Sheets permite que você acesse a sua planilha online pela internet, computador ou celular. Sem contar que ela é compartilhável, podendo ser editada por mais de uma pessoa.

Para fazer uma planilha pelo Google Sheets, siga os passos a seguir:

1. Abra o Google Sheets e, na barra superior, clique em Iniciar nova planilha Em Branco;
2. No canto superior esquerdo nomeie a sua planilha;
3. Coloque os meses do ano em cada coluna e crie as categorias Entradas, Investimentos, Gastos Fixos e Gastos Variáveis;
4. Adicione ao lado das células das categorias a fórmula =SOMA e selecione todos os valores relativos àquela categoria. Aperte o Enter para o resultado. Exemplo: =SOMA(C3:C7)
5. Replique essa fórmula para todos os meses;
6. Ao final da planilha, inclua a célula Total e ao lado dela aplique a fórmula “=” (sem aspas) seguido da célula contendo o total das entradas, o sinal “-“ (sem aspas), e depois todas as células de gastos e investimentos. Clique em Enter para verificar o resultado. Exemplo: =B2-B8-B14-B22

Para compartilhá-la com terceiros, basta ir ao Google Drive, na opção Documentos, escolher Planilhas, clicar no documento que você quer e selecionar Compartilhar. Ao fazer dessa forma, você controla quem poderá editar, comentar ou apenas abrir o arquivo^[4].

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