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Quais são as vantagens da gestão de documentos nas empresas

Por Sara Viega. Atualizado: 16 janeiro 2017
Quais são as vantagens da gestão de documentos nas empresas

Na situação econômica atual, melhorar a produtividade e monetizar os custos e despesas torna-se uma tarefa necessária para qualquer empresa. A incursão da informática nos escritórios representou uma inevitável reordenação no arquivo de documentos, o que implicou inevitáveis envolvimentos na gestão de documentos, como as proliferações de bancos de dados, que costumam substituir alguns documentos básicos para o tratamento de certas empresas. Neste artigo de umComo explicamos algumas das vantagens da gestão de documentos nas empresas.

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Redução do volume de documentos

A principal vantagem da gestão de documentos nas empresas é a redução do grande volume de documentos de grande diversidade e a dificuldade na hora de estruturar a informação sem importar o espaço que esta ocupe. Isto tem feito com que o uso de software especializado em automação de processos se torne imprescindível para as organizações, de maneira que se evitará o caos e se poupará muito tempo na classificação e posterior busca.

Redução de tempo

O uso de ferramentas de software para o arquivamento de documentos reduz notoriamente o tempo que se costumava investir para consultar dados escritos em papel, e tem significado a exclusão de certas tarefas manuais, diminuindo os custos e os espaços que implicava o arquivamento de material.

Redução de custo econômico

Do mesmo modo, vê-se reduzido consideravelmente o custo econômico associado principalmente à redução de custos em tarefas relacionadas com a gestão de documentos que não geram valor agregado.

Minimizar riscos de perda de informação

Neste caso, para uma empresa, a perda, manipulação incorreta ou deterioração de qualquer tipo de documento pode implicar em custos. Minimizar os custos de perda de informação através da digitalização de documentos é imprescindível para o bom funcionamento.

Ferramentas para a gestão de documentos

Para poder digitalizar arquivos podem ser usados diversos dispositivos de informática e eletrônica, como escâneres, com os quais uma vez que o documento em papel tenha sido preparado, poderá ser transformado em um documento digital para poder ser armazenado e guardado. Quanto ao software, há gestores de documentos que se apoiam na organização dos dados que as organizações ou empresas administram. Cabe destacar que este tipo de ferramenta para a gestão de documentação, torna a empresa uma organização sustentável administrativamente.

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