As reuniões são importantes para qualquer negócio, empresa ou grupo de pessoas, já que dão aos funcionários ou colegas a oportunidade de se reunirem e discutir ideias, organizar-se e melhorar a comunicação entre cada um eles ou com outras empresas. Com o objetivo das reuniões serem um sucesso, é importante contar com a participação de todas as pessoas envolvidas. O envio de lembretes antes de uma reunião aumenta a participação, e faz com que os empregados adicionem a reunião ao seu calendário. Os lembretes são fáceis de enviar e requerem muito pouco tempo.
Envie um e-mail em massa a todos os que participarão na reunião. Os lembretes em massa por e-mail funcionam de forma eficiente para aqueles grupos de pessoas que não trabalham juntas, como uma reunião de penalidades esportivas ou clube de leitura.
Insira os endereços no e-mail e inclua uma mensagem lembrete que indique a data da reunião e a hora. Envie o e-mail aos destinatários.
Lembre os participantes de uma reunião com mensagens de texto. Se você tem um pequeno grupo, envie mensagens de texto aos que precisam participar na reunião. É rápido e proporciona notificação imediata. Como a maioria das pessoas tem telefone celular, as mensagens de texto são fáceis de ler e não se perdem em uma caixa de e-mail.
Estabeleça um lembrete de reunião, através de um programa de comunicação do escritório. Ao usar o programa, você pode selecionar um grupo de destinatários e indicar uma data e hora para a reunião em uma caixa de lembretes. Envie a nota interna a todos os que participarão da reunião.
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- Ao enviar um e-mail de lembrete de reunião, não se esqueça de nenhum membro do grupo, pois tal fato poderia incomodar a pessoa em questão.
- Ao mandar uma mensagem maciça de texto através do celular, você pode usar a função de enviar a mesma mensagem a um grupo de contatos.