Como fazer um relatório para o chefe

Algumas funções dentro de uma empresa exigem que o/a funcionário/a entregue relatórios frequentes e periódicos aos gestores. Esses documentos podem ter diferentes funções, desde serem decisivos para a tomada de decisões pela diretoria ou apenas serem uma forma de saber se o trabalhador está cumprindo com as suas tarefas. Independente do motivo de fazer um relatório, ele deve ser preparado conforme o solicitado, já que possivelmente possui algumas regras. Observe essas dicas gerais:

Fique atento aos prazos

Além de entregar um relatório para o chefe de acordo com as suas especificações é de extrema importância que ele seja feito dentro do prazo exigido. Todas essas questões certamente são avaliadas pelo seu superior na hora que você negocia com ele um aumento salarial, uma melhor posição dentro da empresa e mesmo quando você precisa se ausentar do local de trabalho por algum motivo pessoal. Como as demais tarefas que o seu cargo exige, o relatório demanda a mesma atenção.

Gramática e à forma de escrita

O conteúdo do relatório vai depender do seu objetivo, porém, algumas regras podem ser aplicadas em todos eles. Entre elas, ter o cuidado para não se desviar do seu objetivo, ou seja, é preciso relatar apenas o que é necessário. Também é importante que a linguagem seja objetiva e coesa, para que não ocorram interpretações dúbias. Embora seja básico, vale lembrar que o relatório a ser entregue ao seu chefe deve estar bem escrito, sem erros de português.

Revise o relatório antes de entregar

Ao finalizar o relatório, releia-o atentamente para identificar possíveis erros, os quais devem ser corrigidos antes de ser entregue. Se você escreveu o relatório no computador, pode ser melhor imprimir o documento para corrigi-lo. Se você está insatisfeita com a sua própria avaliação final, peça que um colega de trabalho o leia e dê a sua opinião, se está claro, objetivo, coeso e bem escrito.

Cuidado com os modelos

Modelos são muito úteis caso seus relatórios sigam sempre o mesmo padrão e sejam frequentes. Você pode até mesmo fazer uso sempre do mesmo software, como o Office ou o Google Docs. É possível abrir o arquivo do último relatório e escolher a opção “salvar como”, dessa forma, não é preciso rescrever o cabeçalho, por exemplo, só atualizá-lo. Porém, o seu conteúdo não pode ser repetido e, por isso, você deve escrever um novo texto. Não pense que isso vai passar despercebido.

Organização

É importante que os relatórios que você produz sejam armazenados em uma pasta que você possa acessar de forma rápida caso seja necessário. Recomenda-se ainda nesse sentido que essa pasta esteja subdividida em outras com os relatórios organizados por ano, mês, etc. Com isso, a sua busca pelo relatório certo será mais ágil. Lembre-se que de forma geral empresas valorizam profissionais organizados e que realizam as suas tarefas da maneira que foram solicitadas.

O modelo do seu relatório vai depender daquilo que foi solicitado pelo seu chefe. Ele ou ela podem ter solicitado a avaliação de um projeto, acompanhamento das vendas de um produto, rendimento do contrato feito com um criador de conteúdo digital... As possibilidades de relatório de trabalho são tão amplas quanto as próprias possibilidades de trabalho em si.

Veja abaixo um exemplo de relatório de funcionário feito com o Canva.

Observe que independente do conteúdo, é importante que seu relatório contenha:

• Cabeçalho com o nome da empresa;
• Funcionário responsável pelo relatório;
• Data;
• Tarefas / avaliação das tarefas.

Mas afinal, como fazer um relatório de atividades realizadas no trabalho?

Para além dos aspectos formais, é importante se atentar que relatório = relatar. Ou seja, você precisa contar para o seu chefe, em linhas gerais, quais foram as atividades realizadas no trabalho.

Ex.:

08h00 - Reunião com os funcionários do departamento X para discussão do projeto Y. Não se chegou a uma conclusão, então houve remarcação para a próxima terça.

10h - Vistoria e controle de qualidade dos novos equipamentos de informática. O assistente de TI me acompanhou e disse que tudo está em perfeito estado.

Viu só? Um relatório simples de atividades exige apenas isso. Não há motivo para ficar preocupado ou nervoso se seguir nossas recomendações!

O relatório técnico, via de regra, observa as mesmas orientações dos outros relatórios que citamos acima. Contudo, ele observa o dispositivo 10719 da Associação Brasileira de Normas Técnicas, de forma que é preciso ser um pouco mais rigoroso ao produzi-lo.

De acordo com orientações da Unicamp^[1],

[O relatório técnico] é o documento original pelo qual se faz a difusão da informação corrente, sendo ainda o registro permanente da informações obtidas. É elaborado principalmente para descrever experiências, investigações, processos, métodos e análises.

[...]

Geralmente a elaboração do relatório passa pelas seguintes fases: a) plano inicial: determinação da origem, preparação do relatório e do programa de seu desenvolvimento; b) coleta e organização do material: durante a execução do trabalho, é feita a coleta, a ordenção e o armazenamento do material necessário ao desenvolvimento do relatório. c) redação: recomenda-se uma revisão crítica do relatório, considerando-se os seguintes aspectos: redação (conteúdo e estilo), següência (sic) das informações, apresentação gráfica e física.

[...]

[O texto é a] Parte do relatório em que o assunto é apresentado e desenvolvido. Conforme sua finalidade, o relatório é estruturado de maneira distinta. O texto dos relatórios técnico-científicos contém as seguintes seções fundamentais:

a) introdução: parte em que o assunto é apresentado como um todo, sem detalhes.

b) desenvolvimento: parte mais extensa e visa a comunicar os resultados obtidos.

c) resultados e conclusões: consistem na recapitulação sintética dos resultados obtidos, ressaltando o alcance e as conseqüências do estudo.

d) recomendações: contêm as ações a serem adotadas, as modificações a serem feitas, os acréscimos ou supressões de etapas nas atividades.

Por se tratar de um processo muito detalhado e técnico, como você pode ver, é possível aprender mais sobre esse modelo de relatório neste guia do Senac^[2].

Prestadores de serviço também se beneficiam e muito dos relatórios. Confira abaixo um modelo de relatório de visita técnica, também retirado do Canva.

O que é mais valioso nesse relatório é descrever ou assinalar o serviço prestado, a situação em que você encontrou e detalhar qual foi o serviço prestado por você (reparo na rede elétrica do chuveiro, troca de fusível de máquina de lavar roupas, etc). Não se esqueça de incluir os dados do cliente, como nome, endereço e até mesmo a forma de pagamento, caso seja necessário.

Para conhecer formas de elaboração de outros tipos de relatório, confira nosso artigo sobre como escrever um relatório clínico.

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