Dentre as particularidades das burocracias jurídicas encontramos os ofícios, que são cartas formais. Assim como qualquer outro gênero textual, os ofícios exigem que se siga um padrão na escrita, o que envolve termos e formato da carta, o que pode causar dúvidas àqueles que não estão muito acostumados a escrever textos do tipo. Se você precisa escrever um ofício e está com dúvida sobre como proceder, veja como fazer um ofício nesse artigo do umCOMO.
O que é um ofício?
Se você não sabe o que é um ofício, explicamos: o ofício é um documento, uma carta, formal para fazer pedidos, cobranças ou dar esclarecimentos, explicando uma situação que tenha implicações legais. Geralmente ele é direcionado a partições públicas ou privadas. Os ofícios podem ser mandados para pessoas físicas, jurídicas ou para instituições governamentais e autoridades.
Pronomes de tratamento a serem utilizados
Sempre que você for se direcionar a uma autoridade no envio de um ofício, é obrigatório o uso de um pronome de tratamento. Veja abaixo a lista de alguns dos mais usados, lembrando que a escolha do pronome de tratamento deve ser feita de acordo com a pessoa a qual você estará enviando o documento:
- Vossa Excelência (V. Ex.ª): para o presidente da República.
- Vossa Magnificência (V. Mag.ª): para reitores de Universidade.
- Vossa Senhoria (V. S.ª): vereadores.
- Vossa Excelência (V. Ex.ª): para Magistrados como Juízes de Direito.
- Meritíssimo Juízo (M. Juízo): para referência ao Juízo.
- Vossa Excelência (V. Ex.ª): para chefes do Executivo.
- Vossa Excelência (V. Ex.ª): para oficias generais.
- Vossa Santidade (V. S.):para o papa.
- Vossa Eminência (V. Em.ª Revma): para cardeais.
- Vossa Beatitude: para os patriarcas das igrejas.
- Vossa Excelência Reverendíssima (V. Ex.ª Revma): para bispos em geral.
- Vossa Paternidade: para superiores de ordens religiosas.
- Vossa Reverendíssima (V. Revma): para sacerdotes em geral.
- Dom (Dom): para bispos em geral.
- Padre (Pe.): para padres.
- Diácono (Diác.): para diáconos.
- Acólito (Ac.): para acólitos (instituídos).
Como fazer um oficio: passo a passo
Como elaborar um ofício? Como escrever um ofício? Para redigir bem seu texto, veja como fazer um oficio simples:
- Defina seu objetivo: para redigir um bom texto é preciso ter um objetivo. Qual o objetivo do seu texto? É muito importante ter isso bem claro em mente para que inclusive a formalidade usada em seu ofício fique pontual, afinal, textos do tipo não abrem espaço para subjetividades e devem ser bastante breves e precisos. Se você quiser saber como fazer um ofício de comunicação, tenha como objetivo e centro do texto comunicar o que for necessário e, se quer saber como fazer um ofício para prefeitura, tenha como objetivo o que você está demandando do Governo.
- Escolha o pronome de tratamento adequado: não existem muitos segredos em como redigir um oficio, entretanto, o pronome de tratamento adequado não pode ser deixado de lado. Logo no início do seu ofício é necessário estipular para quem o texto será enviado, sendo assim, olhe no apartado acima qual é o pronome adequado para a situação.
- Faça uma lista de pontos necessários: ofícios devem ser diretos, sendo assim, faça uma lista de todos os pontos que deseja ressaltar em seu texto para que não faltem nem sobrem informações.
- Faça uma frase final: a frase final do ofício deve agradecer a parte recebida pela atenção. É possível escrever "Agradeço desde já" ou algo similar em casos nos quais o ofício tem por objetivo fazer um pedido formal. Se você quer saber como fazer um oficio de solicitação, o agradecimento final é imprescindível, afinal, você deve mostrar respeito e não soar como se estivesse exigindo algo mas sim como se tivesse fazendo um pedido. A diferença entre pedir e exigir pode inclusive influenciar no resultado final, já que um pedido rude pode ser descartado por falta de respeito.
- Insira uma finalização: a finalização deve ser feita com palavras como "Cordialmente" ou "Atenciosamente".
- Insira data e nome: para deixar claro quando e por quem foi feito o ofício, é necessário inserir a data e uma assinatura feita à mão no fim do ofício.
Se você tem o programa instalado e quer saber como fazer um ofício no Word, siga o passo a passo acima! Caso ainda esteja com dúvidas, consulte sempre algum modelo pronto na Internet. Leia bem como estes textos são compostos e quanto mais esclarecido você ficar em relação ao ofício, melhor será a composição do seu.
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Como se faz um ofício: 4 pontos essenciais
- Por se tratar de um documento oficial, evite gírias e prefira utilizar termos mais formais, além de seguir as regras padrão do português;
- Caso seja difícil a você o uso de palavras formais, consulte sempre o dicionário, não tenha medo! E caso seja difícil o uso de alguma palavra formal e isso te traga insegurança ao redigir o ofício, use algum sinônimo mesmo que este seja de uso comum. O importante é que a informação que você quer passar fique clara a quem irá receber.
- Após terminar a redação do texto, leia-o em voz alta para ter certeza de que está soando de forma clara e de que a pessoa que receberá será capaz de compreender o que você quis dizer. Tente se colocar sempre no lugar do outro para evitar más interpretações.
- Confira tanto os dados do remetente quanto do destinatário para ter certeza de que o ofício será recebido e de que você poderá receber uma resposta também via carta caso seja respondido. Por vezes inserimos dados errado nos envelopes do correio e a carta acaba nem ao menos chegando ao destinatário em razão do erro.
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